Szkoła gromadzi pokaźne ilości dokumentacji.
Znaczna jej część to pliki elektroniczne. Oczywiste jest jak niszczyć tradycyjne, papierowe dokumenty ale co zrobić z zapisanymi w pamięci komputera czy laptopa? Nowe przepisy RODO wprowadzają wymagania w tym zakresie. Dotyczą one nie tylko tego jak przechowywać dane elektroniczne ale też jak je usuwać.
Najważniejsza jest świadomość i wiedza, że nie można wymazać plików z dysku jak fragmentu tekstu napisanego ołówkiem na kartce. Nie wystarczą również takie działania jak dodanie pliku do kosza na pulpicie czy wciśnięcie klawisza delete. Żadna z tych metod nie wyczyści pamięci szkolnego komputera czy laptopa. A na pewno przyjdzei takie czas kiedy będzie konieczne usunięcie danych wrażliwych. Każda wymiana sprzętu komputerowego w szkole a szczególnie w sekretariacie, dyrekcji czy w gabinecie pielęgniarki szkolnej będzie wymagać usunięcia danych wrażliwych. Trzeba jednak wiedzieć jak to zrobić właściwie. Wyciek informacji oznacza poważne problemy zarówno prawne jak i finansowe dla szkoły. lepiej więc zadbać o tę kwestie.
W przepisach RODO nie znajdziemy dokładnego wskazania jakiego rodzaju metodę usuwania danych elektronicznych powinna wybrać szkoła. Należy zastosować najlepszej z dostępnych. Obecnie rekomendowaną jest programowe nadpisywanie danych. Metoda ta wymaga zastosowania specjalistycznego oprogramowania, często płatnego. Pozwala ono w pewnym sensie zakryć czyli nadpisać dotychczas przechowywane na dysku informacje ciągiem przypadkowych znaków. Dlatego często metoda ta nazywana jest nadpisywaniem dysków / danych elektronicznych. Zwykle tego rodzaju usuwanie przeprowadzane jest przez specjalistyczne firmy jak SELKEA. Wymaga zarówno zaplecza technicznego jak i wiedzy dotyczącej budowy nośników elektronicznych oraz sposobów zapisu informacji i późniejszego ich usuwania. Usług programowego nadpisywania kosztuje kilkanaście zł / dysk. Komercyjne usuwanie to nie tylko profesjonalne podejście ale również możliwość uzyskania certyfikatu potwierdzającego. Dokument będzie stanowił dowód poprawności działań szkoły w zakresie usuwania danych wrażliwych i potwierdzenie skuteczności przeprowadzenia tego rodzaju zabiegów.
Metoda programowanego nadpisywania danych może być zastosowana wyłącznie w stosunku do sprawnych technicznie dysków.
A co kiedy nośnik danych ma wady lub jest uszkodzony? Wówczas pozostają do dyspozycji metody fizycznego niszczenia danych elektronicznych. W praktyce oznacza to zupełne zniszczenie dysku, na którym informacje wrażliwe szkoły zostały zapisane. Możliwe jest wykorzystanie kilku sposobów na fizyczne usunięcie. Rozdrobnienie nośnika danych w specjalnym młynku / niszczarce to jeden,bardzo skuteczny sposób. Dysk zostaje pocięty na kawałki kilku milimetrowej wielkości. Inny sposób to m.in. demagnetyzacja – dotyczy dysków starszego typu tzw. HDD. Zostają one rozmagnetyzowanie i tym samym wszystkie zapisane dane są utracone a nośnik zniszczony. Również radykalną metodą jest niszczenie chemiczne nośnika. Zostaje on poddany działaniu substancji chemicznej i zmieniony w rodzaj masy, tracąc tym samym dane i możliwość późniejszego zastosowania w jakiejkolwiek działalności. Metody fizyczne to radykalne rozwiązanie. Definitywnie uszkadzają nośniki danych. Po ich zastosowaniu stają się one jedynie nocna wartymi odpadami, elektrośmieciami, które należy zutylizować. Każda jednak daje 100 % pewności, że dane nie będzie można odzyskać. Warto więc przed wymianą np. laptopy w szkole pomyśleć co z przechowywanymi w środku danymi, jak je zabezpieczyć.
