Księgowość to jeden z najważniejszych obszarów prowadzenia firmy. Kiedyś niemal automatycznie wiązało się to z zatrudnianiem księgowego (lub całego zespołu) albo rozpoczynanie współpracy z zewnętrznym biurem księgowym.
Obecnie można zauważyć pewien trend, który sprawia, że coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na samodzielne prowadzenie księgowości w działalności jednoosobowej. Jest to sposób, który pozwala znacząco zmniejszyć koszty, jednak wymaga to poświecenia dodatkowych godzin. Co trzeba wiedzieć o księgowości w przypadku prowadzenia działalności jednoosobowej?
Zgłoszenie działalności do CEIDG i wybór rodzaju księgowości
To, kto będzie odpowiedzialny za prowadzenie księgowości w firmie, przedsiębiorcy muszą określić w momencie zakładania firmy, czyli przy składaniu wniosku CEIDG. We wniosku wybiera się podmiot, którym może być zatrudniony w firmie księgowy, zewnętrzne biuro rachunkowe lub samodzielne prowadzenie księgowości. W przypadku dużych firm wybór wydaje się oczywisty – konieczne jest zatrudnienie księgowego lub nawet stworzenie całego działu księgowości. Co jednak w przypadku średnich i małych przedsiębiorstw? W takiej sytuacji nie ma konieczności zatrudniać dodatkowego pracownika, co może wiązać się z dużymi kosztami. Zamiast tego możemy zdecydować się na współpracę z biurem rachunkowym lub zająć się księgowością na własną rękę. W przypadku współpracy z biurem rachunkowym zazwyczaj płacimy za usługi w zależności od ilości pracy lub ilości godzin potrzebnych na wykonanie powierzonych zadań. Natomiast za samodzielne prowadzenie księgowości płacimy tylko (albo aż) swoim czasem. Warto również wiedzieć, że firmy, których rocznych dochód nie przekracza kwoty 1,2 miliona euro, mogą korzystać z księgowości uproszczonej. Jeżeli zdecydujemy się na samodzielne prowadzenie księgowości, w formularzu CEIDG rubrykę z informacją o tym, kto będzie odpowiedzialny za prowadzenie księgowości, zostawiamy pustą.
Księgowość dla jednoosobowej działalności gospodarczej
Jednoosobowe działalności gospodarcze najczęściej korzystają z tzw. małej księgowości, czyli uproszczonej formy księgowości i rozliczają się z urzędami na podstawie ryczałtu lub KPiR. KPiR to powszechnie używany skrót od Książki Przychodów i Rozchodów. Jest to stosunkowo prosta ewidencja, która jest prowadzona na podstawie dowodów księgowych (rachunków i faktur), zatem korzystając z niej, księguje się sprzedaż i firmowe wydatki. To jednak niestety nie wszystko. Jednoosobowe działalności gospodarcze muszą także prowadzić ewidencję VAT (oczywiście jeżeli firma jest zarejestrowana do VAT), ewidencje wyposażenia (zaliczamy do tego wyposażenie warte więcej niż 1,5 tysiąca złotych), ewidencję przebiegu pojazdu (jeżeli używamy samochodu prywatnego do pracy), środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Musimy także pamiętać o konieczności przechowywania dokumentacji firmowej i składaniu deklaracji podatkowych. Poziom skomplikowania prowadzenia księgowości w działalności jednoosobowej zależy od wysokości obrotów i ilości dokumentów, jednak w większości przypadków, jeżeli tylko pozwala na to czas, może być wykonywana przez samego przedsiębiorcę.
Samodzielne prowadzenie księgowości a właściwy program księgowy
Jedną z najważniejszych rzeczy dla przedsiębiorców, którzy zamierzają samodzielnie prowadzić księgowość w swojej firmie, jest wybór programu księgowego. Powinien on znacznie ułatwić i przyśpieszyć proces, który niekiedy może być naprawdę czasochłonny. Profesjonalny program księgowy musi umożliwiać prowadzenie i przechowywanie takiej dokumentacji jak: ewidencje przychodów i rozchodów, ewidencje wyposażenia, rejestry VAT oraz ewidencje środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Trzeba także pamiętać o tym, że większość dokumentów powinno być przechowywanych przez co najmniej 5 lat.
Jaki program księgowy wybrać?
Program księgowy może prowadzenie firmy ułatwić lub sprawić, że prowadzenie księgowości samodzielnie stanie się koszmarem przedsiębiorcy. Warto zatem skorzystać z oprogramowania, z którego korzystają już inni przedsiębiorcyjak np. Intaxo.pl. Dzięki aplikacji dostępnej online oraz jako aplikacje mobilne na systemach iOS i Android możemy wystawiać różnego rodzaju faktury (w wielu językach), kontrolować finanse firmy, a nawet wyszukiwać klientów w bazie GUS za pomocą ich numerów REGON i NIP.
